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Buchhaltung

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Die Buchhaltung ist das wichtigste Beweismittel im Abgabenverfahren. Die Belegsammlung, also die Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankbelege und Kassenbücher, sowie die Grundaufzeichnungen wie Lagerlisten, Inventur, Paragonstreifen, Eigenbelege und Verträge sind ebenfalls Beweismittel jeder einzelne für sich alleine. Die Buchhaltung als Rechenwerk der Aufstellung der Umsätze und Aufwendungen, der Einnahmen und Ausgaben mit dem Ergebnis des Gewinnes oder Verlusts ist ein eigenständiges Beweismittel. Wir als ihr Steuerberater und Buchhalter führen für unsere Mandanten formell richtige Buchhaltungen, sodass diese Buchhaltung Grundlage für ihre Besteuerung sein kann.

Formell richtig geführte Buchhaltungen gelten als auch als materiell richtig, solange kein Gegenbeweis erbracht worden ist. Das bedeutet, dass solange die Buchhaltung den gesetzlichen Vorschriften entspricht und die notwendige Sorgfalt angewendet worden ist, legt das Steuergesetz fest, dass in den Büchern die Wahrheit, also die materielle Richtigkeit, steht.

Die Buchhaltung ist somit ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs unserer Mandanten. Aufgrund der korrekt geführten Buchhaltungen unserer erfahrenen Buchhaltungskräfte genießen unsere Mandanten ein hohes Maß an Rechtsicherheit und Planungssicherheit in ihren Betrieben.

Fehler vermeiden

Erfahrene Unternehmer kennen das Problem sicherlich, wenn man zur Bilanzbesprechung geladen ist und bei dieser Besprechung eine lange Liste mit offenen Fragen abgearbeitet werden muss. Offenbar hat der Buchhalter unter dem Jahr nur wenig Sorgfalt walten lassen, sonst wären wohl kaum viele Fragen offengeblieben. Als verantwortungsvoller Unternehmer und letztlich um sich selbst vor unangenehmen Prüfungen zu schützen, sollte man sich überlegen, sich Buchhalter zu suchen die sorgfältiger arbeiten. Letztlich liegt es in der Verantwortung jedes Unternehmers selbst welchem Risiko man sich aussetzt.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die Buchhaltung wird von unseren Mitarbeitern in der Buchhaltungsabteilung entweder monatlich, quartalsweise oder jährlich geführt. Das hängt im Wesentlichen davon ab, ob sie entsprechend ihres Umsatzes verpflichtet sich monatlich, quartalsweise oder jährlich ihre Buchhaltung zu machen bzw ihre Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben.

Monatlich müssen sie die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, wenn ihre Umsätze im Vorjahr höher als € 100.000 gelegen sind, quartalsweise, wenn sie über € 30.000 gelegen sind. Alle anderen dürfen jährlich ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

Die Umsatzsteuer ist ein ganz wichtiges Thema, wenn es um Buchhaltung geht, sie ist neben der Lohnsteuer die Steuer mit dem mit Abstand höchstem Steueraufkommen in Österreich. Das heißt unser Staat finanziert sich im wesentlich aus Umsatzsteuereinnahmen und Lohnsteuereinnahmen. Dementsprechend wichtig ist ihm die Kontrolle der korrekten Meldungen dieser beiden Abgaben. Deshalb ist genau darauf zu achten, dass die Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt unterjährig abgegeben werden. Das österr. Steuergesetz kennt sogar sehr strenge Strafbestimmungen für die Nichtmeldung dieser unterjährigen Steuern. Die Buchhaltung beschäftigt sich somit unterjährig zu einem wesentlichen Teil mit der korrekten Ermittlung dieser Steuerlasten.

Die Umsatzsteuer ist eine sogenannte Selbstbemessungsabgabe, das bedeutet, dass das Finanzamt sich im Wesentlichen auf die selbst errechneten Angaben des Steuerpflichtigen bzw seines Buchhalters verlässt und nur bei Auffälligkeit die Richtigkeit überprüft.

Richtigkeit der Rechnungen

Die Buchhaltung prüft daher die formelle Richtigkeit der Belege. Es müssen alle Rechnungsmerkmale auf einer Rechnung vorhanden sein. Das sind Name und Adresse des Rechnungsausstellers und seine UID Nummer  Name und Adresse des Rechnungsempfängers, ab € 10.000 auch dessen UID Nummer, Leistungsbeschreibung möglichst genau, also Menge/Arbeitsstunden und Art der Leistung, Nettopreis, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag. Rechnungsdatum, Lieferdatum, fortlaufende Nummer, eventuell  Hinweis auf Übergang der Steuerschuld oder Hinweis auf Kleinunternehmereigenschaft.

Richtige Rechnungserstellung für die Buchhaltung will gelernt sein. Das Finanzamt achtet mit Argusaugen auf deren Einhaltung, schließlich handelt es sich um ein wichtiges Dokument zu Beweiszwecken.

Das Finanzamt aberkennt umgehend die Anerkennung von Vorsteuerbeträgen, wenn die Rechnungsmerkmale nicht lückenlos vorhanden sind. Die Buchhaltung überprüft dieses wesentliche Element der Rechnungen und weist unsere Mandanten auf Fehler hin, damit sie rechtzeitig korrigiert werden können.

Ebenso ist die korrekte Rechnungslegung wichtig für die Buchhaltung, wir prüfen ebenfalls ob alle Merkmale vorhanden sind. Oft kommt es vor, dass die UID Nummer vergessen wird, die Leistungsbeschreibung zu knapp ist, der falsche Steuersatz angewendet wird, die fortlaufende Rechnungsnummer nicht korrekt ist. Dabei ist für die Buchhaltung besonders darauf zu achten, dass das Ausstellungsdatum immer das aktuelle Datum ist, wo sie die Rechnung schreiben. Rück- oder vordatieren sie keine Rechnung, das würde den Tatbestand der Urkundenfälschung erfüllen.

Wenn eine Rechnung korrigiert werden muss, dann können sie eine Stornorechnung am Tag der Änderung ausstellen und dann eine neue Rechnung erstellen. Oder sie erstellen eine Gutschriftrechnung. Beides ist absolut korrekt und erfüllt die Bedingungen einer korrekten Buchhaltung.

Heben sie sich die Korrespondenz über die Beanstandungen von Rechnungen gut auf, das Finanzamt wird sicher nachfragen warum sie eine Rechnung storniert haben.

Ebenso kontrolliert das Finanzamt alle Abschreibungen von Rechnungen wegen Uneinbringlichkeit. Auch hier heben sie sich jede Korrespondenz oder Information dazu auf warum eine Rechnung uneinbringlich ist. Das Steuergesetz verlangt, dass sie jedes Mittel ausschöpfen die Rechnung zu betreiben, sonst anerkennt es die Abschreibung nicht.

Ein Grund wäre zB der Konkurs eines Kunden oder ein Vergleich mit dem Kunden um eine Klage zu vermeiden.

Grundlage ihrer Steuererklärung

Die Buchhaltung ist Grundlage für die Jahressteuererklärung für die Einkommensteuer und Körperschaftsteuer. Beides sind Ertragsteuern, das bedeutet das der Gewinn ihres Unternehmens besteuert wird. Im Gegensatz zur Umsatzsteuer wird nur eine Jahressteuererklärung gemacht, die das gesamte Jahr im Sinne einer Periodenbesteuerung besteuert. Grundlage für die Erstellung der Einkommensteuererklärung bzw Körperschaftsteuererklärung ist die Bilanz oder Einnahmen Ausgaben Rechnung. Diese wiederum haben als Grundlage die Buchhaltung als Rechenwerk aller ihrer Rechtsgeschäfte. Fachlich richtig ausgedrückt werden alle Rechtsgeschäfte gebucht, die betrieblich veranlasst sind und ihr Vermögen erhöhen oder verringern können.

Die Belege sind lediglich die Beweismittel für die Buchhaltung, das dahinter stehende Rechtsgeschäft ist die Grundlage für die Verbuchung. Es gibt die Fremdbelege, das sind jene Rechnungen, die sie von ihren Lieferanten bekommen. Dann gibt es Eigenbelege, wie ihre Rechnungen oder sonstigen Aufzeichnungen. Eigenbelege haben natürlich eine verminderte Beweiskraft als Fremdbelege. Des weiteren sind auch ihre Kalkulationen und Schätzungsgrundlagen Eigenbelege.

Aufbewahrungspflicht der Belege

Weites ihre Grundaufzeichnungen wie Lieferscheine, Kassenparagons, Stricherllisten für die Inventur, email Korrespondenzen, Kalkulationen für Aufträge, Angebote. Heben Sie sich diese Grundaufzeichnungen gut auf, sie werden bei einer Betriebsprüfung gebraucht. Sie dienen der Klärung der Sachverhalte und sind wichtig für die Buchhaltung.

Die Belege und Grundaufzeichnungen sind 7 Jahre lang aufzuheben. Wenn sie eine laufende Prüfung haben, müssen sie so lange aufbewahrt werden bis die Prüfung abgeschlossen ist.

Belege über Grundstücke, Gebäude und langfristige Wirtschaftsgüter niemals vernichten.

Die Buchhaltung als Gesamtrechenwerk ist ebenfalls ein Beweismittel. Ein Beweismittel das sie selbst, bzw wir für Sie, erstellen und als Grundlage der Besteuerung dient.

Sie sehen hinter dem banalen Begriff Buchhaltung steht eine Menge an Verantwortung und Können. Wir laden Sie zu einem unverbindlichen und kostenlosen Erstgespräch ein. Eine korrekt geführte Buchhaltung ist entscheidend für den Unternehmenserfolg und gibt ihnen Rechtssicherheit. Unsere Buchhaltungsabteilung beschäftigt sich ausschließlich mit der Führung korrekter Bücher und weist sie selbständig auf Fehler und Optimierungen hin.

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